Beste,

In 2007 gaf schrijver Merlin Mann een lezing bij Google. Het onderwerp: Inbox Zero. Het idee dat, als je je inbox checkt, je meteen bedenkt wat je met een bericht doet. Je archiveert of beantwoordt het direct, of je zet het op je to-dolijst voor later.

Inbox Zero werd een hype. In een tijd waarin langzaamaan iedereen overweldigd raakte door e-mails, gaf het een concrete oplossing voor het gevoel tekort te schieten.

‘Het was eigenlijk een manier om te zeggen "ik ben slecht in e-mail, en hier zijn dingen die mij er minder slecht in maken – misschien vind je het nuttig’", Mann later aan The Guardian over zijn methode.

Mann begon goed geld te verdienen met praatjes en advieswerk, en hij tekende een boekcontract. Maar toen werd het stil. De dag van publicatie kwam eraan, maar er was geen boek. Twee jaar later, in 2011, zette Mann een essay online waar de wanhoop vanaf spatte.

Hij zag zijn dochter niet opgroeien, hij, omdat hij te druk was met ‘bullshit typen’ om zijn boekenredacteur blij te maken. Hij was ‘zijn prioriteiten overboord aan het gooien om te schrijven over prioriteiten’.

Een wereld zonder e-mail

Ik heb een zwak voor lifehacks. Ik smulde van het boek kan eindeloos bezig zijn mijn systeempje te optimaliseren (leuk dat je het vraagt: ik gebruik Evernote, Things en Done) en, ja, ook ik heb Inbox Zero geprobeerd.

Maar hoe georganiseerd je ook bent, je loopt uiteindelijk tegen een muur op. Ik in ieder geval wel. Dan voelt het leven als één lange to-dolijst die maar niet afkomt. En voor de dingen die je echt wilt doen houd je geen tijd meer voor over. Laat staan dat je eens lekker kunt

Lifehacks zoals Inbox Zero suggeren dat als je maar iets beter je best doet, het iets efficiënter organiseert, het allemaal goed zal komen. Maar wat als jij het probleem niet bent, maar het systeem?

Dat is wat Cal Newport stelt in zijn nieuwe boek A World Without E-mail. E-mail en andere digitale communicatiemiddelen hebben werk fundamenteel veranderd, betoogt Newport. Was een kantoorbaan ooit verdeeld in duidelijke onderdelen – vergaderen, taken uitvoeren, pauze – nu wordt er de hele dag door gekletst. Werk en praten over werk lopen constant door elkaar heen.

Maar dat systeem – dat Newport de ‘hyperactive hive mind’, de hyperactieve bijenkorf, noemt – is ook maar toevallig zo ontstaan. Het is niet het resultaat van een masterplan. Dus waarom zou het dan zo moeten blijven? Waarom zouden we een systeem accepteren, terwijl er misschien betere alternatieven zijn?

Hij komt met een aantal oplossingen, zoals duidelijke werkprocessen en aparte blokken (of personen) voor administratief en specialistisch werk. In die ik over het boek schreef, lees je er meer over.

Ik vind Newport niet de beste schrijver, maar hij laat je in zijn boeken verder kijken dan je neus lang is. Geen lifehacks, maar systeemverandering. Dus zet dat boek maar op je to-dolijst.

E-mail is geen technisch probleem

Terug naar Inbox Zero Mann. Ik kwam hem tegen in van Oliver Burkeman in The Guardian. De reden dat we onze tijd willen managen is uiteindelijk, concludeert Burkeman, de angst voor de dood. We leven maar kort en willen onze tijd op aarde zo goed mogelijk besteden.

Maar het werkt niet. ‘Persoonlijke productiviteit presenteert zichzelf als een tegengif voor drukte, terwijl het misschien beter kan worden begrepen als weer een andere vorm van drukte. En als zodanig vervult het dezelfde psychologische rol die drukte altijd heeft vervuld: ons voldoende afleiden zodat we onszelf geen potentieel angstaanjagende vragen hoeven te stellen over hoe we onze dagen doorbrengen.’

Mann begon zich die vragen wel te stellen. Waarom zit ik hier in de vroege ochtend een boek te schrijven terwijl mijn dochter wakker wordt? Hij besloot om niet meer om zes uur ’s ochtends op kantoor te zitten, maar thuis te zijn. En om een ander boek te schrijven. Dat boek is er tien jaar later nog steeds niet.

Mann begon in te zien dat er altijd aan hem zou worden getrokken. Hoe efficiënt hij zijn inbox en de rest van leven ook zou inrichten, uiteindelijk waren er simpelweg te veel mensen om tevreden te houden. ‘Uiteindelijk realiseerde ik met iets’, vertelde hij aan Burkeman. ‘E-mail is geen technisch probleem. Het is een mensenprobleem. En je kunt mensen niet repareren.’

Tot slot...

...kun je vanaf 1 mei de podcast Revolusi van David Van Reybrouck beluisteren op De Correspondent. De vijfdelige serie is gebaseerd op het gelijknamige boek over de onafhankelijkheidsstrijd in Indonesië en is gemaakt in samenwerking met het Vlaamse radiostation Klara.

Hier zie je alvast de trailer:

Vimeo
Door redactioneel ontwerper Luka van Diepen

Met dank aan Mayke Blok, die me wees op het artikel uit The Guardian.

Deze nieuwsbrief liever in je inbox? Als correspondent Ontcijferen onderzoek ik de getallenwereld. In mijn nieuwsbrief houd ik je op de hoogte van wat ik schrijf, hoor en lees.  Schrijf je in voor mijn nieuwsbrief