Als ik op maandagochtend de Smart Office coworking space in Belgrado binnenloop, zie ik als eerste de vergaderhoek die er overduidelijk al sinds de jaren zeventig staat. Een van mijn collega’s, een programmeur, is aan het bellen en knikt me gedag.

Ik ga de lange trap op richting de ingang van ons Remote Yearkantoor, waar dertien mensen aan het werk zijn. Sommigen met een enorme koptelefoon achter hun laptop, anderen op Skype. De rest van onze groep van vijfenzeventig is dus thuis of in een café bezig, aan het slapen of toerist aan het spelen.

Is dit de utopie die in haar reactie op mijn eerste verhaal? De utopie waarin iedereen op afstand kan werken en daarin voor 100 procent tevreden, vrij én productief is? Op basis van ruim twintig interviews met mede-remotes kan ik vast verklappen: nee.

Maar het werken op afstand Ik ben als deelnemer aan het aan het uitzoeken of deze werkvorm eigenlijk wel zo gunstig is, en welke rol werk op afstand speelt in de toekomst van de werkplek. welke vragen mij tijdens die zoektocht gaan bezighouden. Dit verhaal wil ik gebruiken om wat laagjes van dat ideaalbeeld van laptop-op-het-strand af te pellen.

Inzicht 1: Verandering van omgeving gaat ten koste van je productiviteit

Allereerst merkte ik: het programma is goed voor míj, want ik doe veel interessante dingen en heb mooie ontmoetingen. Maar mijn productie? Ik had de hoeveelheid werk al wat teruggeschroefd voor ik vertrok, en dat blijkt nu een fijne en zelfs noodzakelijke beslissing te zijn geweest. Eigenlijk is het Remote Year-programma meer een universiteit dan een werkvloer: er gaat veel aandacht in die zich niet direct uitbetaalt in productiviteit. Dat is een prachtige en onbetaalbare ervaring, maar wel eentje die moet passen bij wat je aan het doen bent.

Die nieuwe omgeving werkt stimulerend voor mijn creativiteit, maar dat is moeilijker in waarde uit te drukken

En dat hangt natuurlijk van het vergelijkingsmateriaal af. Hiervoor werkte ik ook op afstand, maar dan vanuit huis. Die omgeving, waarin alles voorspelbaar en geoptimaliseerd was, is verdwenen, en dat vergt aanpassing. Ik ben meer tijd kwijt aan het dagelijks leven, omdat ik vaker moet lopen en simpele dingen niet weet, zoals welke boodschappen ik waar in de winkel vind - laat staan waar de winkel is. Het kost me daardoor ook meer mentale bandbreedte om mijn dagelijks leven te leiden, want de automatische piloot kan ik niet gebruiken. Voorbij is de tijd dat ik al nadenkend over werk mijn boodschappen deed.

Die nieuwe omgeving werkt wel stimulerend voor mijn creativiteit, maar dat is moeilijker in waarde uit te drukken. De tijd zal leren of die extra creativiteit genoeg oplevert om de gedaalde productiviteit te compenseren.

Maar voor de geïnterviewden die normaal op een vast kantoor werkten, is de stap eenvoudiger. Veel computerprogrammeurs die mee zijn, vinden het hier zelfs een verademing, omdat ze weg zijn van de afleiding die de gezamenlijke werkomgeving hun bood. Collega’s die om hulp vragen, zijn in hun ogen maar een vervelende onderbreking van de ‘flow’ waarin ze urenlang kunnen werken. De vrijheid lijkt dus wel te werken, zolang je niet uit het oog verliest wat je moet produceren, en soms met minder genoegen kan nemen.

Inzicht 2: Afstand en tijdzones vergen een nieuw ritme

Beeld: Suus Hessling

Het remote-zijn begint vooral te schuren zodra de afstand gaat meespelen. Bijvoorbeeld als je contact moet hebben met klanten of collega’s in andere tijdzones. Een aantal van de deelnemers werkt daarom Amerikaanse uren, wat betekent dat ze rond een uur of vier beginnen en soms werken tot middernacht.

Bryan Alipiev, een 35-jarige Manager Customer Success bij Cloud Conversion die veel met klanten moet bellen, kijkt er zo naar: ‘Ik ben geen nachtbraker, dus het is wennen om ineens tot twaalf uur ’s nachts te moeten werken. Tegelijkertijd is het verfrissend overdag de tijd te hebben om rustig te ontbijten en wat van de stad te zien.’

Chris Peloquin (33), die Brand Manager is bij Amer-X Security, sluit zich daarbij aan. Hij is inmiddels de initiatiefnemer van een fitnessgroep, en gebruikt de ochtenden om trainingen in een van de parken van Belgrado te organiseren.

Voor een kleine groep zijn er juist voordelen aan het werken in een andere tijdzone. Een 25-jarige programmeur die liever anoniem blijft, zit in Servië bijna exact tussen zijn andere teamleden in: een deel werkt in de VS, een deel in Brazilië en een deel in India. ‘De overlap zorgt ervoor dat er altijd iemand aan de slag is, en dat maakt de productiviteit van het hele team groter.’

Inzicht 3: De band met familie en vrienden verandert

Problematischer: iedereen mist familie en vrienden. John Elston, baas van Yo!Dog Marketing en met 53 jaar de oudste deelnemer, mist zijn familie ook. Maar hij ziet er de voordelen van in: hij had dit niet eerder kunnen doen. Nu zijn kinderen het huis uit zijn heeft hij de vrijheid die hij enkele jaren geleden niet had. Wellicht past op afstand werken bij een of twee levensfasen, en niet bij allemaal.

Op afstand werken kan ook juist een vlucht zijn voor vastigheid. Voor Nick Fico, een 31-jarige Associate Strategy Director bij marketingbedrijf Kstreet partners, bijvoorbeeld: ‘Veel vrienden waarmee ik de laatste jaren in New York omging, kregen kinderen en gingen trouwen. Ik had daar geen behoefte aan en bleef alleen over. Dit is voor mij op dit moment de beste manier om door te gaan.’ Tot slot is er een aantal deelnemers dat net uit een lange relatie komt en de boel eens flink op wil schudden.

Inzicht 4: Contact met collega’s is irritant én belangrijk

Er is nog een keerzijde aan op afstand werken, die vooral geldt voor de deelnemers die gewend zijn bij een (groter) bedrijf te werken. Ondanks de rust om lekker te kunnen programmeren of schrijven, zegt vrijwel iedereen het een nadeel te vinden niet bij collega’s in de buurt te zijn. Volgens Nick Fico loop je het risico ‘een freelancer bij je eigen bedrijf te worden,’ in plaats van de gewone werknemer die je in feite nog steeds bent. De dagelijkse roddels en praatjes, de teamuitjes en brainstorms: alles moet je missen.

De paradox is dat veel mensen het veelal oppervlakkige geneuzel met collega’s niet missen - het scheelt immers een boel tijd - maar dat ze daardoor ook het bijbehorende groepsgevoel niet ervaren. Een volwaardige vervanging van de eigen werkvloer zal Remote Year dan ook niet snel worden, hoe vaak we als deelnemers ook samen uit eten gaan of workshops aan elkaar geven. Laat staan dat je die sfeer en dat contact houdt als je als werker-op-afstand in je eentje ergens gaat zitten.

Inzicht 5: Op afstand werken vergt zelfdiscipline

Op afstand werken vergt ook een persoonlijkheid die om kan gaan met de vrijheid. Niet iedereen kan stoppen met werken als er geen collega’s zijn om te zeggen dat de dag voorbij is. Ik sprak hierover met Liz van Dijk (29), die senior manager van Business Services is bij softwarebedrijf Percona. Van Dijk is Belgisch en werkt al jaren met teams van database-programmeurs die vanuit vele tijdzones opereren. Ze heeft zich in een paar jaar opgewerkt in het bedrijf dat met 150 werknemers een van de grotere, vrijwel volledig ‘remote’ bedrijven in de wereld is.

Van Dijk: ‘Ik begin, net als de meeste Europeanen, om negen uur ’s ochtends, maar ga door totdat de Amerikanen stoppen. Dat is voor ons ‘s avonds laat. De compensatie en waardering voor die inzet zijn er zeker, maar ik ben ook altijd die persoon die op zijn telefoon kijkt tijdens het eten.’ Ze is dan ook mee op Remote Year om te proberen de fragmentatie van haar dag te omarmen, en er niet alleen zakelijk, maar ook privé meer uit te halen.

Inzicht 6: Hoe groter de organisatie, hoe lastiger op afstand werken is

Wat betreft werk is de grootste uitdaging voor Liz van Dijk haar nieuwe rol als leidinggevende van een groep onzichtbare mensen. ‘Leidinggeven op afstand is een vak apart,’ zegt Van Dijk. ‘Normaal gesproken is aansturen gebaseerd op charisma en persoonlijke motivatie. Dat gaat hier niet.’ Vertrouwen is veel belangrijker. ‘Het kost tijd om een vertrouwensband op te bouwen met mijn teamleden, maar zodra die er is, kunnen we prima op afstand samenwerken.’

Hoe groter een bedrijf, hoe belangrijker de rol van communicatie

Van Dijk erkent ook dat er communicatieproblemen ontstaan zodra een bedrijf groter wordt dan zo’n 150 mensen. Waar Nick Fico in het klein al schetste dat het missen van roddels en uitjes zorgt voor een soort vervreemding, ziet Van Dijk dat haar bedrijf moeite heeft om te groeien, omdat de rol van communicatie steeds significanter wordt naarmate er meer mensen werken. ‘De top van het bedrijf zit wel fysiek bij elkaar, en je merkt dat daar, in die ruimte, zoveel non-verbale communicatie plaatsvindt. Er wordt zoveel gezegd zonder woorden, en het is heel lastig om die informatie te delen met een groeiende hoeveelheid werknemers.’

Er zijn volgens Van Dijk maar weinig bedrijven die vrijwel helemaal remote werken en meer dan zo’n 150 werknemers hebben. Het lijkt er dus op dit moment op dat de productiviteit wanneer communicatie een steeds groter aandeel van het werk vormt.

Maakt het dus uit waar je werkt?

Geen enkel voor- of nadeel van de vrijheid is universeel; de afstand is voor de een bevrijdend, voor de ander een uitdaging. De vrijheid om zelf te plannen is de een op het lijf geschreven, terwijl de ander worstelt met zelfdiscipline. Het gebrek aan contact met collega’s is zowel een vloek als een zegen. De kennis en ervaring die je hier kunt opzuigen zijn inspirerend, maar niet altijd goed voor je productiviteit.

Kortom: het belangrijkste inzicht tot nu toe is dat er met vijfenzeventig deelnemers bij voldoende vrijheid vijfenzeventig verschillende werkomgevingen ontstaan. Iedereen creëert zijn of haar eigen optimale situatie, en dat biedt een interessante kijk op de werkplek van de toekomst. Wat gaat er gebeuren als we ons idee van ‘het kantoor’ laten varen en iedereen zelf laten kiezen hoe en waar hij of zij werkt? In mijn volgende artikel ga ik dat bespreken.

Meer lezen?

Het kantoor waar je werkt heeft zijn beloften nooit waargemaakt Het kantoor en de kantoorbaan zijn zulke vanzelfsprekende fenomenen dat je haast zou vergeten dat ze een geschiedenis hebben. Een bijzondere geschiedenis, met één rode draad: het ideaal van het kantoor om de werknemer te bevrijden en te emanciperen, is nooit verwezenlijkt. Het verhaal van de bureaus, archiefkasten en cubicles die ons leven bepalen. Lees het verhaal van Lynn hier terug Hoe verandert werken wereldwijd? Met jullie vragen zoek ik het uit De manier waarop we kantoor houden, collega’s hebben en onszelf ontwikkelen is aan het veranderen. Ik werk een jaar lang de wereld rond om de toekomst van onze werkplek te ontdekken. En neem jullie vragen graag mee op pad. Lees het verhaal van Stephan hier terug