Oké, je hebt het te druk. Wat daaraan te doen?
Wie heeft het niet te druk? Oké, niemand. En wie is daar gelukkig mee? Ook niemand? Welnu, als we het minder druk willen hebben, krijgen we dat maar op één manier voor elkaar: we moeten selectiever zijn in waar we onze tijd aan besteden en vaker ‘nee’ tegen elkaar zeggen.
Laatst vertelde een vriend dat hij naar Brazilië was gevlogen enkel om één man te ontmoeten: Ricardo Semler. Ik reageerde vrij verbaasd op deze grote investering. ‘Tegenlicht heeft hem een keer geportretteerd, kijk dat maar terug,’ zei hij.
Wat blijkt: Semler is schatrijk geworden met onconventionele managementstrategieën, met zijn werknemers buitengewoon veel vrijheid en verantwoordelijkheid geven. Maar daar wil ik het hier niet over hebben. Nee, ik raakte geïntrigeerd door wat Semler tegen het einde van de documentaire zei - op zijn balkon, met een dikke sigaar:
Mijn eerste reactie: hoe durf je! Hopelijk zeg je geen afspraken af met mensen die net 7.500 kilometer hebben gevlogen. Terwijl jij aan je sigaar lurkt, staat hij op het vliegveld te huilen. Maar een paar dagen later begreep ik opeens waarom hij elke morgen zijn agenda leegmaakt. Dat was toen ik voor een weekendje weg mijn out-of-office aanzette.
Kort na het instellen van die melding zag ik twee mailtjes binnenkomen. Ik hoefde er niet op te reageren. Heerlijk!
E-mail is als een to do-lijst waar anderen op kunnen schrijven
Opeens zag ik het: e-mail is een to-dolijst waar anderen op kunnen schrijven. Zo hebben we onszelf gereduceerd tot wandelende to-dolijsten. Want naast e-mail zijn er ook nog Facebook Messenger, WhatsApp, je voicemail, sms’jes, tweets, intranet, Slack, et cetera. We houden elkaar continu bezig met verzoekjes en uitnodigingen en komen zo steeds minder toe aan, zoals Semler zegt, die dingen die we zelf willen doen.
In nrc.next vertelde een bedrijfspsycholoog onlangs hoe ‘drukte de aandacht wegleidt van wat van waarde is.’ Want: ‘[Drukte] doet een afspraak sneuvelen voor een etentje met vrienden, staat in de weg van een schoolvoorstelling van de kinderen, verhindert een tentoonstelling die je graag had willen zien, schuift een familiebezoek opzij. Dit leidt geleidelijk aan tot een breuk met alles wat ooit plezier, lol, energie en liefde gaf.’
Het artikel ‘Alleen sukkels hebben het druk,’ waarin de psycholoog werd geïnterviewd, werd massaal geliket. Als een collectieve wens om het minder druk te hebben en ons te kunnen focussen op de belangrijke dingen in het leven.
Maar hoe krijgen we dat voor elkaar? Moeten we net als Ricardo Semler mensen op het laatste moment teleurstellen?
Nee! Stel jezelf liever de volgende zes vragen, die je helpen je tijd beter te besteden. Daar gaan we.
1. Ben je makkelijk te bereiken?
Je hoeft er niet eens je best voor te doen om tegenwoordig op tientallen manieren bereikbaar te zijn. Sterker: je zou bijna vergeten dat een telefoon soms ook níét kan trillen. Daarom is stap één het beperken van de stroom notificaties. Hoe ver je daarin wilt gaan, moet je zelf bepalen. Ik heb onder andere de volgende maatregelen genomen:
- Mijn voicemail staat uitgeschakeld;
- ik neem geen telefoon meer op als het nummer niet in mijn adresboek staat;
- ik ontvang nooit een notificatie van een nieuwe e-mail;
- mijn WhatsAppgroepen staan standaard op mute.
Zo ben ik vooral bereikbaar op de momenten dat ik ervoor kies bereikbaar te zijn. Ben ik bang om iets te missen? Zeker. Heb ik daadwerkelijk iets gemist? Nee. Het kan altijd wel even wachten. En als dat écht niet zo is, krijgen mensen me toch wel te pakken.
2. Heb je genoeg bedenktijd?
Als een verzoek of uitnodiging je vervolgens toch bereikt, ben je echt niet verplicht meteen antwoord te geven. Vraag altijd om bedenktijd. Zo zorg je ervoor dat je niet toezegt zonder dat je er goed over nagedacht hebt. Maak bijvoorbeeld een lijstje van binnenkomende verzoeken en vragen en loop die op een vast moment in de week af.
Zegt de vragende partij dat er haast bij is? Dat is hun probleem. Hadden ze maar eerder contact op moeten nemen.
En: geen antwoord is ook een antwoord. Als iemand je bijvoorbeeld iets probeert op te dringen, ben je niet verplicht te antwoorden. Jij kunt er immers niets aan doen dat diegene ervoor gekozen heeft je te benaderen.
3. Wil je het uit plichtsbesef?
Veel te vaak ga ik alsnog op een uitnodiging in. Simpelweg omdat ik een ongemakkelijke situatie uit de weg wil gaan. Misschien herken je het wel:
- ‘Ja, ik ga for old times’ sake wel wat met die klasgenoot drinken.’
- ‘Of ik een gemeenschappelijk stadstuintje wil bijhouden? Daar kan ik als goede buur niet onderuit’.
- ‘Tuurlijk lieve achterneef, ik kom wel naar je derde familiereünie in twee jaar.’
Het is natuurlijk lovenswaardig om uit plichtsbesef of compassie in te stemmen met een verzoek waar je eigenlijk geen zin in hebt. Maar het directe gevolg is dat je minder tijd kunt besteden aan je geliefden. Of aan waar je echt goed in bent. En minder tot je recht komt.
Voor je het weet hark je op een vrijwilligersdag een stadstuintje aan, terwijl je je talent op een veel betere manier voor het goede had kunnen aanwenden. Of sta je op een suf familiefeest ongemakkelijk naast die ene achterneef, terwijl je ook quality time met je geliefde had kunnen hebben.
4. Hell yeah, or no?
Nu je je plichtsbesef hebt genegeerd, is er nog het gevaar dat je op sommige makkelijke verzoeken ingaat omdat het toch niet zoveel kwaad lijkt te kunnen. Even een afstudeeronderzoekje van vijftien pagina’s invullen? Zo gepiept! Koffie drinken met iemand ‘die wel mogelijkheden ziet voor een toffe samenwerking’? Kost me maar een uurtje!
Maar al die dingen bij elkaar slokken toch weer een hoop tijd op. Daarom loont het om extreem selectief te zijn in waar je je kostbare tijd aan besteedt. Zelfhulpauteur Derek Sivers heeft daar een aardig ezelsbruggetje voor bedacht: hell yeah or no. Je moet volgens hem alleen op een verzoek ingaan als je reactie ‘hell yeah!’ is. Ben je niet zo enthousiast? Dan is het automatisch ‘no.’
5. Wil je het omdat het prestigieus is?
In de vorige aflevering van deze reeks over zelfverbetering schreef ik over de gevaren van prestige. Dat gevaar speelt ook mee als je bepaalt of je op een uitnodiging wilt ingaan.
Durfkapitalist en schrijver Paul Graham zegt dat we mensen saaie dingen kunnen laten doen door ze prestigieus te laten lijken. ‘Dat is de manier waarop je mensen zover krijgt om lezingen te geven, voorwoorden te schrijven, deel te nemen aan commissies, afdelingshoofd te worden, et cetera.’ Volgens Graham is het een goed idee om elke prestigieuze taak direct af te wimpelen, want ‘if it didn’t suck, they wouldn’t have had to make it prestigious.’
6. Besteed je het uit aan je toekomstige zelf?
Ik besteed altijd zonder enige moeite vervelende verplichtingen uit aan mijn toekomstige zelf. Of ik over een kwartaal mee wil doen aan een klanttevredenheidsonderzoek op locatie? Ja hoor! Ik heb dan toch niks in de agenda staan.
Dom natuurlijk, want in het kwartaal dat volgt loopt mijn agenda alsnog vol en tegen de tijd dat het onderzoek plaatsvindt, kom ik er amper aan toe. Daarom probeer ik me nu altijd te bedenken: stel dat deze afspraak vandaag plaats zou vinden, heb ik er dan zin in? Als het antwoord ‘nee’ is, ga ik niet op het verzoek in.
Nee
Als je bovenstaande vragen trouw volgt, ga je waarschijnlijk vaker ‘nee’ zeggen. Hóé je dat doet? Daar zijn boeken over volgeschreven. Ik heb er een aantal voor je gelezen en kwam erachter dat een goede ‘nee’ op het volgende neerkomt:
- Reageer - zodra je weet dat je het niet wilt doen - zo snel mogelijk;
- Houd het beknopt en vermijd nodeloze excuses;
- Bied - als het kan - een alternatief. Bijvoorbeeld iemand voor wie het wel een geschikte uitnodiging zou zijn.
Nee zeggen kan lastig zijn omdat je iemand niet wilt kwetsen. Houd dan vooral in gedachten dat je net als Semler niet bezig bent met ‘wat er van je gevraagd wordt’ maar de tijd neemt ‘om te doen wat je wilt doen.’ Waar je, kortom, de meeste impact mee kunt hebben en het gelukkigst van wordt. En die dikke sigaar? Die is optioneel.
Update (4 november, 18:04): Deze reactie van Correspondent-lid Jonathan Bergmann in de ledenbijdragen hieronder wil ik jullie niet onthouden, vooral omdat ik het er zeer mee eens ben en het nog niet goed naar voren kwam in mijn verhaal: "Zeg vaker ‘nee’, zodat je ‘ja’s’ beter worden".
Lees ook mijn boek
Komt een land bij de dokter
Michelle van TongerlooAls straatarts ziet Michelle van Tongerloo dagelijks hoe ingewikkeld helpen is geworden. In haar boek Komt een land bij de dokter laat ze zien hoe het beter kan.
