Gek van je kantoor? Dit gebeurt er als iedereen zijn eigen werkplek vormgeeft

Iedereen zou de vrijheid moeten krijgen zijn eigen werkplek vorm te geven. Dat was de conclusie van mijn vorige verhaal over het werken van de toekomst.

Een conclusie die goed aansluit bij de filosofie van Alain de Botton. In april van dit jaar luisterde een goed gevulde Westerkerk naar twee lezingen van de denker: één over werk en één over liefde.

Twee op het eerste gezicht sterk uiteenlopende onderwerpen, maar uit de lezingen en de boeken van De Botton komt een grote gemene deler naar voren: iedereen is het product van zijn leven tot op een bepaald moment; iedereen is gevormd door zijn omgeving en ontleent daar zijn voorkeuren aan.

De oplossing voor een succesvol werk- of liefdesleven is volgens De Botton dus het vinden van een omgeving die rekening houdt met die karakteristieken.

Wanneer het over liefde gaat, lijken we dat redelijk te beseffen; elk potje is op zoek naar zijn dekseltje. Maar wanneer kunnen we nu eindelijk ontstijgen aan die one-size-fits-allwerkplek? Wanneer krijgen we door dat die werkplek ook een dekseltje moet zijn?

Iedereen zijn eigen visie

Voor John Elston kwam dat moment in oktober 2015. Elston (53) is een van mijn mededeelnemers aan het Remote Year, waarin we twaalf maanden op twaalf plekken over de hele wereld werken, en baas van Yo!Dog Marketing. Hij had bij oprichting een duidelijk beeld van zijn ideale bedrijf: ‘Ik wilde een kantoor met veel bedrijvigheid en een goede, positieve sfeer. Die droom viel in duigen toen bleek dat mijn beste mensen zich niet meer aan dat beeld wilden conformeren, omdat ze bijvoorbeeld wilden verhuizen vanwege hun partner.’

Ik heb klanten verloren omdat ze niet begrijpen dat het opzeggen van je kantoor niet betekent dat het slecht gaat met je bedrijf

De leegloop aan talent deed hem inzien dat iedereen iets anders wil van een werkplek en dat het zijn taak was dat te faciliteren – ‘niet in hun belang, maar in dat van mijn bedrijf.’

Dus vormde hij zijn bedrijf om tot een organisatie zonder vaste kantoorruimte. ‘Dat was afgelopen oktober, en nu ben ik hier. Mijn werknemers zijn gemotiveerder omdat ze zelf kunnen bepalen waar, wanneer en hoe ze werken, mijn kosten zijn omlaaggegaan omdat ik geen huur meer betaal en ik heb ook die talenten weer terug weten te winnen,’ zegt hij er zelf over.

Het was wel even wennen, maar uiteindelijk evolueerde zijn marketingbedrijf zo van de belichaming van de visie van één man tot een flexibele plek voor alle werknemers. De Botton kan trots zijn.

De grootste keerzijde van deze ontwikkelingen? Dat niet iedereen er klaar voor is. ‘Ik heb klanten verloren omdat ze niet begrijpen dat het opzeggen van je kantoor niet betekent dat het slecht gaat met je bedrijf. Aan de andere kant zijn er nieuwe klanten voor in de plaats gekomen omdat die juist wel inzien dat het voordelig kan zijn.’ ’

Vasthouden aan tradities

Veel bedrijven houden dan ook vast aan het klassieke kantoor. Ik spreek daarover met Bert Hesselink, die zich bij vastgoedbedrijf CBRE bezighoudt met kantoorstrategie. Hesselink ontvangt mij in het splinternieuwe kantoor van CBRE in Praag, waar opvallend genoeg nog een hele afdeling gevuld was met archiefkasten. ‘De Tsjechische overheid vereist dat we een papieren administratie bijhouden. Dus de paperless office die we graag willen zit er nog even niet in.’

Over vasthouden aan tradities gesproken. Hesselink: ‘Je kunt iemand die jaren naar een eigen kantoor heeft toegewerkt er moeilijk van overtuigen dat een open kantoortuin of thuiswerken het beste is wat hem kan overkomen.’

De huidige kantoortrend, het ‘activity-based kantoor,’ is volgens Hesselink dan ook een stap om de werkende mens om te leren gaan met de vrijheid je eigen omgeving te creëren. ‘Het activity-based kantoor kent verschillende ruimtes voor verschillende taken. Iedereen kan de plek zoeken die op dat moment het beste bij hem of haar past: een vergaderzaal, een focusruimte, een klassiek bureau in een kantoortuin of een informele ontmoeting in het café.’

Desgevraagd geeft Hesselink toe dat hij de open kantoorruimtes ontwijkt als het even kan: ‘Te veel storing.’ Wat dan wel de toekomst heeft? ‘Mensen gaan hoe dan ook minder in kantoren werken. Maar er zal altijd ruimte nodig blijven om mensen te laten werken. Hoe dat ingevuld gaat worden, zal per organisatie en per persoon verschillen.’

Alles zelf bepalen

Als we steeds meer onze eigen optimale situatie kunnen creëren, kunnen we dan niet gespecialiseerde werkplekken op aanvraag gaan gebruiken? De ene dag een focusruimte om een document te typen, de dagen erna een videoconference in een daartoe uitgeruste studio, om de week af te sluiten met een ontmoeting met collega’s in de kroeg? Waarom zou een kantoor nog bij een bepaald bedrijf horen?

Lynda Gratton, hoogleraar Management Practice aan de London Business School en schrijver van De werkrevolutie, vindt het in ieder geval een goed idee: ‘Iedereen zal steeds meer gebruik gaan maken van sterk gespecialiseerde en gepersonaliseerde kantoren. Maar onderschat niet de kracht van nabijheid van collega’s. Werknemers, zeker degenen die net begonnen zijn, hebben een omgeving nodig waarin ze werkethos op kunnen doen en een band kunnen krijgen met de rest van het bedrijf. Ik voorspel daarom zeker niet het einde van het kantoor.’

Onderschat niet de kracht van nabijheid van collega’s

Wat Gratton ziet gebeuren, legt ze over de telefoon uit, is een verschuiving van een lineair carrièrepad naar een individueel werktraject. ‘Werkende mensen in de toekomst zullen alles zelf kunnen, en dus ook móeten kiezen. Door de robotisering zullen veel algemene en daardoor sneller te automatiseren banen verdwijnen. Dat verhoogt de druk om een heel eigen specialisme te ontwikkelen, en dat vergt weer een helder beeld van wat je kan en niet kan.

Technologie is een manier om die gespecialiseerde taken sneller of beter uit te voeren, en zal dus naar keuze ingezet worden. Een bepaalde gespecialiseerde werkomgeving, zoals een simpel bureau, focusruimte, geavanceerde studio of vergaderzaal, ook.’ Een kantoor of werkplek niet ‘omdat je daar nu eenmaal werkt’, maar omdat je er (een deel van) je werk beter kunt doen dan thuis.

Is er zoiets als te veel vrijheid?

Kortom: zowel op afstand werken als de steeds meer gespecialiseerde kantoren zijn symptomen van een ontwikkeling die in de werkende mens zelf plaatsvindt. Veel zekerheden, automatische promoties en dogma’s vallen weg en we kunnen voor een veel groter deel zelf bepalen hoe onze werktijd eruitziet.

Dat klinkt mooi, maar het zal nogal wat wilskracht en motivatie vergen om die vrijheid en flexibiliteit te kunnen beteugelen. Als je dat niet kunt opbrengen zou je het kunnen zien als een onzichtbare vorm van arbeidsongeschiktheid, omdat je niet de volledige controle hebt.

Volgens Aukje Nauta, voormalig bijzonder hoogleraar Inzetbaarheid in werkrelaties aan de Universiteit van Amsterdam, is het dus belangrijk die vrijheid ‘in goede banen te leiden.’ ‘In een samenleving zijn altijd tegengestelde bewegingen gaande, dat zie je ook bij het werken op afstand: mensen die ver weg zijn missen de collegialiteit, maar zij die op kantoor zitten roesten vast. Dus ook al heeft iedereen een aangeboren drang naar vrijheid en autonomie, er is zeker een noodzaak voor discipline en afspraken.’

Net als Gratton is Nauta daarom voorstander van het samen vormgeven van een werkomgeving, in plaats van een van hogerhand opgelegd stramien. ‘Maak duidelijk wat iemand moet doen, maar laat open hoe, wanneer en waar het gedaan wordt. Dit geeft ruimte aan het individualisme van de afzonderlijke werknemers, maar wel in een sfeer van solidariteit en steun.’

In mijn volgende verhaal neem ik een kijkje bij Oblong Industries. Dit bedrijf heeft een radicaal andere kijk op hoe we zouden moeten werken en ontwikkelt de technologie om dat te dienen.

Meer over het werken van de toekomst: