Waar werken we liever: in een kleurige zitzak of aan een grijze cubicle?

Zijn hand zoekt iets onder het dekbed. Hij kan het niet vinden, zucht, rolt op zijn rug en gaat rechtop tegen het hoofdeinde zitten. Dan voelt hij met zijn voet waar hij naar zocht: zijn laptop. Zal wel verschoven zijn toen hij aan het slapen was. Hij neemt hem op schoot en zet zijn handen op het toetsenbord om te gaan typen, maar wordt dan afgeleid door iets wat tegenover het bed gebeurt. Daar ligt een grasveld, waar een wit konijn overheen huppelt. Een vrouw in een lange jurk hurkt neer en voert hem hooi, daarna staat ze op, trekt een iPad uit een tas en gaat op de schommel naast het grasveld een videoclip zitten kijken.

Dit is geen scenario uit een koortsdroom. Dit is een flexwerkplek in Eindhoven, genaamd Out Of Office, op 2 april van dit jaar. Alles kan en mag hier: wegdommelen in bed, spelen op de schommel, knuffelen met een konijn, ouwehoeren aan de koffiebar. En werken, als je zin hebt. Afgezien van een paar blaadjes aan de muur met het wifi-wachtwoord erop, doet niets in deze ruimte aan een traditioneel kantoor denken. Er staan vrijwel geen bureaus, elke hoek van de ruimte heeft een andere felle kleur, het licht is zacht, op de achtergrond staat muziek op. Er lopen glimlachende medewerkers van de flexwerkplek rond, die af en toe koffie uitdelen of aan het voeteneind van het bed gaan zitten om een praatje te maken.

Vier weken later. Op de plek waar het konijn liep staat nu een grijze cubicle. Daarnaast staat er nog een. En dan nog een

Vier weken later. Op de plek waar het konijn liep staat nu een grijze cubicle. Daarnaast staat er nog een. En dan nog een. De zaal is, op een vierkante module cubicles in het midden na, helemaal leeg. Van het bed en de schommel is geen spoor meer. Van de felle kleuren, de planten en het behulpzame personeel ook niet. De muziek staat uit, de tl-buizen staan aan. Op de vloer van de ruimte is met grijze tape gemarkeerd hoeveel ruimte iedereen heeft: 1 vierkante meter. Alle cubicles zijn grijs en hebben een nummer. Bij binnenkomst krijgt elke flexwerker een vast bureau toegewezen. Op de muur tegenover de hokjes wordt een streng kijkende man in een grijs pak geprojecteerd, die door middel van sensoren in de cubicles geactiveerd wordt. Merkt hij dat je praat of wegloopt, dan maant hij tot stilte. Elk uur kondigt hij het verplichte rondje RSI-oefeningen aan. De naam van de flexwerkplek is ook veranderd. ‘Out Of Office,’ heet nu simpelweg ‘Office.’

Hoe reageer je op je werkomgeving?

Wat de flexwerkers en de pers tot nu toe niet wisten: Out Of Office was niet echt een flexwerkplek. Het was een sociaal experiment, bedacht om te kijken hoe werkers reageren op verschillende kantooromgevingen. Die ideale flexwerkplek die werd aangekondigd? Die werd elke nacht een klein beetje veranderd, tot er niets meer van de vrije werksfeer over was. Want is werken in totale vrijheid wel echt zo fijn? Of verlangt iedereen eigenlijk naar regels en restricties op de werkvloer?

Op 2 april werd Out Of Office geopend in het voormalige museum MU in Eindhoven. Het was een project van KNOL, een ontwerpbureau van Jorien Kemerink en Celine de Waal Malefijt, twee ontwerpers die al een tijd werken met leegstand en sociale architectuur. Hen werd gevraagd om, als onderdeel van een afscheidsestafette van het museum - dat gaat verhuizen -, een maand lang hun werk te tonen in de ruimte die vrij zou komen.

KNOL, dat naar eigen zeggen vindt ‘dat de realiteit wel behoefte heeft aan een stukje fictie,’ bedacht het volgende: ze zouden aankondigen dat het museum reeds vertrokken was, en dat in die ruimte van 300 vierkante meter een nieuwe, hippe werkplek kwam voor flexwerkers, genaamd Out Of Office. Ze werkten hiervoor samen met socioloog-planoloog Anna Dekker, die in Londen een scriptie schreef over flexwerken en de alternatieve werkplekken die hierbij passen, zoals koffiehuizen en co-working spaces, en met ontwerper Christiaan Bakker, die zich op het modulaire interieur richtte. Behalve de ontwerpers en De Correspondent wist niemand, tot de eigenaar van het pand aan toe, wat er in werkelijkheid aan de hand was.

We zijn als flexwerkers volledig afhankelijk geworden van onze eigen discipline

De flexwerkplek opende haar deuren en gedurende vier weken veranderde de ruimte van een speelzaal met totale keuzevrijheid, naar een compleet gecontroleerde, grijze kantoorruimte. Kemerink vertelt: ‘Omdat het kan, zijn we tegenwoordig altijd en overal aan het werk. Dat brengt veel vrijheid met zich mee, maar het betekent ook dat we volledig afhankelijk zijn geworden van onze eigen discipline. Wie flexwerkt heeft geen baas meer die zegt dat hij naar huis moet gaan. Geen kantoor meer dat om vijf uur de deuren sluit.

Voor veel mensen werkt dat, maar niet iedereen is flexwerker omdat hij dat wil: veel werkgevers ‘dwingen’ hun werknemers bijvoorbeeld een paar dagen per week buiten het kantoor te werken. Maar heeft iedereen daar wel behoefte aan? Wat wij wilden uitzoeken met dit project is in welke omgeving mensen de fijnste en productiefste werkdag beleven, en of er bij een deel van de flexwerkers diep van binnen toch niet een verlangen naar duidelijke regels in je werkomgeving en taken zit.’

Aan tafel werkt toch het best

In de eerste week was de ruimte dus zo vrij mogelijk ingericht. Meubels stonden kriskras door elkaar, regels op de werkvloer waren er niet, duidelijke openings- en sluittijden evenmin. Ontwerper de Waal Malefijt: ‘Toen kwamen er vooral veel hipsters - pioniers zo je wil - en creatieve geesten kijken, die vooral afkwamen op het feit dat het een vrije, nieuwe plek was. We zagen veel groepjes, die samen ergens over kwamen vergaderen of kletsen. Mensen bleven over het algemeen wel een paar uur hangen. Vooral het konijn en het ouderwetse koffiezetapparaat waren in trek, maar echt geconcentreerd werken was er niet bij. We merkten dat mensen wel van alles wilden uitproberen, soms even op het bed gingen zitten of op de schommel, maar uiteindelijk toch kozen voor een plek aan een tafel.’

’s Nachts gingen de ontwerpsters aan de slag met de metamorfose: van speeltuin naar grijze kantoorruimte

In de tweede week werd de ruimte iets grijzer. ‘s Nachts gingen de ontwerpsters aan de slag met de metamorfose. Al het meubilair in de ruimte was vanaf het begin opgebouwd uit dezelfde modules: vier grijze platen die uiteindelijk een cubicle konden vormen. Die vormen werden in de eerste week gemaskeerd door kleuren en decoratie, maar stiekem waren het bed en de bieb ook gewoon grijze hokjes. Het bed maakte nu plaats voor een bureau, en de schommel werd van het plafond gehaald.

Ontwerpster de Waal Malefijt: ‘Het hele hippe volk van de eerste week bleef grotendeels weg. Er kwamen meer mensen in hun eentje werken, er kwamen meer studenten, en de flexwerkers bleven meer op hun werkplek hangen. Ze liepen minder rond en zochten minder snel contact met anderen. Het publiek werd gemiddeld niet jonger of ouder, gedurende het hele experiment eigenlijk niet, maar het publiek werd naarmate de maand volgde wel serieuzer, eerder geconcentreerd dan sociaal.’

In de derde week verdween het konijn, in plaats daarvan kwam een tafel met een rechte stoel. De planten en kleuren verdwenen uit de ruimte en de openingstijden werden ingeperkt. De Waal Malefijt: ‘We merkten dat mensen veel minder lang kwamen werken. Bleven ze in de eerste week gerust een paar uur zitten, nu was het binnen het uur meestal wel bekeken. Met elkaar kletsen zat er niet meer in, door de ruimte wandelen ook niet. Er kwamen nog steeds evenveel mensen binnenlopen, maar wanneer ze de ruimte zagen draaiden ze vaak weer om.

Wel gaven de flexwerkers in deze ‘strenge’ weken aan dat hun productiviteit verbeterde. We gaven dagelijks een enquête aan hen die op dat moment in de ruimte aan het werk waren, waarop ze konden invullen hoe prettig ze gewerkt hadden die dag. Hun plezier nam gestaag af, maar hun productiviteit gaven ze in de eerste week gemiddeld een magere zeven en in de laatste week een ruime acht. Ze gaven aan geconcentreerder te kunnen werken en meer gedaan te krijgen in soberdere settings.’

Een spel tussen controle en vrijheid

Niet alleen de ruimte zelf transformeerde door de maand heen, ook het personeel paste zich aan. Liepen zij de eerste week nog in hun eigen, comfortabele kleding rond; de laatste week ging iedereen gekleed in strakke grijze pakken en jurken. Alles om zoveel mogelijk afleiding voor de flexwerkers te vermijden, zodat de ruimte puur en alleen op werk gericht zou zijn.

Zelfs de Facebookpagina van Out Of Office veranderde mee: daar werden in plaats van inspirerende berichten en grapjes enkel nog droge opmerkingen geplaatst over geluidsoverlast en rotzooi in de cubicles. De laatste week was het meest rigide: alleen nog hokjes, rechte stoelen, geen kleur, geen geklets, geen muziek, fel tl-licht en een strenge virtuele host op de muur.

Van alle leden die Out Of Office erbij kreeg, meldde maar 7,5 procent zich aan in de laatste week

Maar welke omgeving werkte nu het beste? Volgens de enquêtes voelden de flexwerkers zich het meest op hun gemak in de derde week van het project. Vrij strikt dus, met traditionele werktijden en weinig sociale interactie, maar nog wel met wat kleuraccenten en de mogelijkheid om aan een ‘afwijkend’ bureau te werken, bijvoorbeeld aan de koffiebar.

De laatste week werd verreweg als onprettigst ervaren. In de eerste drie weken waren de bezoekersaantallen redelijk gelijk, in de vierde en laatste week kwam nog maar 12,5 procent van het aantal leden dat zich had ingeschreven terug. En van alle leden die Out Of Office erbij kreeg, meldde maar 7,5 procent zich aan in die laatste week.

Ontwerpster Kemerink: ‘Het was een spel tussen twee extremen: totale vrijheid en totale controle. Beide uitersten zijn niet ideaal, maar de gulden middenweg hebben we ook nog niet gevonden.’ Dit was niet het einde van Out Of Office. De Waal Malefijt, Kemerink en Dekker zijn op zoek naar een nieuwe ruimte om een soortgelijk project op te zetten. Uiteraard onder een nieuwe naam en langer lopend, zodat ze de veranderingen in ruimte en sfeer subtieler kunnen doorvoeren.

Dekker: ‘We gaan verder zoeken naar de balans tussen ‘doe wat je wilt, voor mijn part werk je onder de douche’ en ‘het is mooi geweest voor vandaag, klap je laptop maar dicht’.’